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经济危机 IT预算更需精打细算

2019-10-09 17:39:43来源:励志吧0次阅读

IT项目一直被很多人认为是一个资金黑洞。每到年底的时候,CIO都在为下年度的预算绞尽脑汁。对于下年度的每项工作,CIO都要了然于胸,否则将面临在IT预算会议上老板无情的质问。几乎所有的CIO都认为,这个过程是漫长而痛苦的。

一项针对国内企业的调查显示:IT预算虚胖的背后有来自企业运营的切实需求,也有控制不当引发的隐性成本。这时,预算就像是一场演习,CIO的基本功和作战能力多体现于此。他们不仅要制定合理的预算计划,还要熟知业务部门的需求,而且还能预见到可能发生的隐性成本。当然,让老板看到未来的 ROI(投资回报),则是CIO如鱼得水的关键。

张远达是一家企业的CIO。考虑到经济环境,张远达决定比平常早两个月就开始进行IT预算编列计划,让大家有更充裕的时间思考,哪些事项是该优先处里的。但在预算会议上,许多IT项目预算还是被老板批评为“虚胖”,有些方案被暂且搁置,还有一些被无情的删减。张远达无奈的说道“现在我们要为取得的IT经费负财政责任了”。

(1)需求不明确,没有考虑ROI

导致IT项目预算虚胖主因是各部门人员在需求上存在很多信息不对称的情况,由于职能式管理在目前国内大多数企业中起主导作用,这就容易导致IT 部门和业务部门之间信息沟通不畅。业务部门不清楚IT究竟能为他们做些什么,IT部门也并不真正了解业务部门的实际需要。但是IT预算规划往往是由CIO 制定,这就使得预算过程中很多重要的需求被遗漏。

因此,在制订IT预算时,如果没有一个清晰的IT预算边界定义,没有详细的IT项目计划。尽管老板大笔一挥,一下给出几百万的预算,但是哪些方面需要钱,需要多少,考虑得还是不够清楚和明确。一般有经验的CIO会把视线落到ROI上,通过ROI分析明确各部门和企业的整体需求。然后,基于节约开支的原则,利用ROI计算出相应的数据,进行收益和风险的评估,找到企业最佳利益的所在。但往往很多CIO是到了受到无情的削减时才现,所制订的IT预算与老板所要达到的效果相左。这就意味着:不关注ROI,将面临IT预算要被削减,再削减。

(2)没有建立严格IT预算控制体系

IT预算制订难度大,直观地看可以把IT预算虚胖归因于预算执行不力。但从本质上,它说明企业的预算执行随意性强,预算执行的均衡性、准确性没有受到监督与考核。在制订IT预算管理时,没有同时建立严格的IT预算控制体系。因此,IT预算虚胖必然背后隐藏着企业预算管理、信息化组织、IT项目管理中的诸多问题,这些可以说是深层次的原因。

因此,建立起一套IT预算的完整管理机制非常有必要。这个机制涉及到项目目标、业务详细需求、项目KPI、ROI分析、谁来买单等。项目在进行过程中,包括预算的执行情况,最后决定预算是否需要调整,分析项目的潜在风险在哪里等。这套完整的管理机制不仅保证了IT预算执行的可控性,还大大提高了 IT项目的成功率。

二.如何给虚胖的IT预算减肥?

如果老板因为业务方面不景气要砍掉IT预算,CIO该怎样办?要知道,这就是生活。这时CIO心态要摆正,不是为了IT而做IT的,而是为业务服务而做IT的。业务发生变化,IT也要发生变化,这是很正常的。

对于CIO来说,IT预算像是一个魔方,玩的人很多,但真正能玩好的人少之又少。为此,CIO必须象对待商业投资一样去对待在IT技术上的投资。只有这样,企业才会做出正确而理性的IT预算方案,并且进行合理的费用削减。

(1)向冗余的IT系统开战

张远达表示减肥的真正旨意是:处理系统问题,而不是预算问题。公司把太多的时间、财力和精力投入到了维护一大堆局部化、冗余的IT系统和应用软件。这些IT资产就单个而言也许是有必要,但作为整体的一部分,却是对资源的一种巨大浪费。那么核心就不在于直接把IT预算削减10%,而是要把IT系统削减10%。

作为一名既想节约成本、又想创造价值的CIO,不仅要关注实施IT系统,同样还要关注削减冗余的IT系统。经过痛苦的教训,张远达现在明白到:最好的投资回报来自削减系统,而不是削减IT预算数字。换句话讲,让企业转而关注削减IT系统而不是关注IT支出额,可以节省更多费用。简单说,就是不保留重复的IT基础设施。这不仅保证了对现有IT技术和员工的高效利用,同时也确保了业务部门对的客户和经营有一个统一的观察视角。据张远达表示,与单单削减预算带来的节省相比,削减系统带来的节省更持久、更具持续性、更有价值。

(2)向隐性成本及灰色开支开火

对大多数企业来说,IT预算往往会分成两大部分:一部分是IT部门日常运营和维护所需要的预算,另一部分是IT项目预算。对于CIO来说,前一部分不难应付,后一部分则体现了CIO的水平和管理艺术,因为其中会产生很多不确定的隐性成本。因此,面对IT预算时,CIO往往会有深刻的体会--就是隐形及灰色开支,灰色成本使业务流程和IT环境变得杂乱无章,而且灰色支出的增加也使预算费用缺少清晰的控制。

为了保证IT预算的资金透明度,CIO应该清楚解释在他们预算中的核心需求和非任意性项目。CIO需要把必须进行投资的项目、应该进行投资的项目和最好进行投资的项目区分开,而且清楚地表示出来。对CIO而言制订预算是一项头痛的任务,尤其是他们面临持续的费用压力并需要展示技术投资的商务价值的时候。,这个时候,大部分的CIO很难以一种健康的方式对预算进行考虑,而常常会采取一些灰色的,不清不楚的描述。

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